Malgré leur perte de faveur constante depuis de nombreuses années, les chèques et effets de paiement papier demeurent l'une des méthodes de paiement les plus populaires pour de nombreuses entreprises au Canada.
Rédaction d’un chèque
Lorsque vous rédigez un chèque, il est important d’utiliser des encres foncées afin que les renseignements soient lisibles sur les images de chèques. Si vous faites un chèque à la main, utilisez un stylo-bille à encre noire ou bleue afin que l'information soit lisible dans les images. À l’ordinateur, choisissez une police de caractères d'au moins 10 points et des couleurs d'encre foncée (noire, bleue ou violet foncé) afin que l'information soit lisible dans les images.
Nous recommandons d'écrire le montant du paiement en toutes lettres (même si ce n'est pas une obligation légale), puisqu'il sert à confirmer le montant en chiffres en cas de doute. Si le chèque est pour un gros montant, vous pouvez écrire le montant en toutes lettres sur plus d'une ligne.
Acceptation et dépôt d'un chèque
Lorsque vous acceptez un chèque, vérifiez que toutes les zones nécessaires sont bien remplies et qu'il est signé.
Si le chèque est payable à l'ordre de plus d'une personne ou entreprise, ou si quelqu'un vous remet un chèque fait à son nom, vérifiez que toutes les signatures requises figurent au verso du chèque (endossements). Par exemple, si un chèque est payable à votre entreprise et à Jean Leduc, vous avez besoin de la signature de Jean Leduc au verso du chèque pour le déposer à votre compte. En cas de doute sur la nécessité d'un endossement ou si vous craignez qu'un effet ne soit pas accepté, vérifiez auprès de votre institution financière.
Lorsque vous préparez vos dépôts, vérifiez attentivement la date de chaque chèque.
Effet postdaté
Les chèques ne doivent pas être déposés avant leur date de validité. Cependant, étant donné le grand volume de chèques et l'automatisation poussée du traitement, il peut arriver que certains effets passent inaperçus et soient acceptés plus tôt.
Si vous remarquez que votre chèque postdaté est encaissé avant le temps, vous pouvez demander à votre institution financière de le retourner, jusqu'au jour précédant sa date de validité, inclusivement. Si vous déposez un chèque postdaté avant le temps, l'émetteur du chèque pourrait demander à son institution financière de le retourner.
Dans les deux cas, vous devrez prendre d'autres dispositions pour le paiement.
Effet périmé
Les chèques sont considérés comme périmés après six mois, à moins d'être visés. Un chèque périmé signifie qu'il est vieux, mais pas nécessairement non valide. Les institutions financières peuvent quand même honorer ces effets, mais elles n'y sont pas tenues. Les chèques du gouvernement du Canada, les mandats et traites bancaires ne sont jamais périmés. Les chèques émis par les gouvernements provinciaux sont traités comme des chèques ordinaires et peuvent être considérés comme périmés après six mois.
Pour en savoir davantage au sujet des chèques, consultez le module 03 (Chèques) de notre série de vidéos éducatives.
FAQs
Vous devriez consulter votre institution financière, puisque cela est probablement couvert dans la convention de compte d'entreprise que vous avez conclue avec elle.
La signature devra être positionnée de manière à ne pas empiéter sur d'autres renseignements et à présenter un contraste suffisant pour que l'image du chèque soit claire.
Les institutions financières sous réglementation fédérale sont tenues par la loi de limiter la période de retenue des chèques. Le site web de l'Agence de la consommation en matière financière du Canada (ACFC) donne des renseignements utiles sur vos droits et vos responsabilités.
Les chèques peuvent être retournés pour de nombreuses raisons, comme l'insuffisance de provisions, un contre-ordre de paiement par l'émetteur du chèque. Vous devez vous adresser directement à votre institution financière pour obtenir plus d'information.
Lorsqu'un chèque lui est retourné, votre institution financière en retire généralement le montant de votre compte le plus tôt possible. Cela est habituellement prévu dans votre convention de compte avec l'institution financière.
Vous avez l’option de demander à votre IF d’envoyer l’effet à l’IF de l’émetteur « en recouvrement » (c.-à-d. en dehors du système de compensation), si elle offre ce service. Autrement, vous pourriez devoir communiquer avec votre client pour obtenir le paiement d’une autre façon.
Les institutions financières ne sont pas obligées de respecter les énoncés conditionnels sur les chèques. Votre institution financière pourrait offrir ce service – il suffit de le lui demander, ou de vérifier votre convention de compte.
Si un chèque est passé à votre compte mais que les conditions n'ont pas été respectées, vous devez en informer votre institution financière dans le délai de retour du « jour ouvrable suivant » par le système de compensation.
Signalez toute activité suspecte dans votre compte à votre institution financière aussitôt que possible. C'est elle qui est la mieux placée pour vous aider.
Nous vous recommandons de consulter votre institution financière.
L'effet retourné ne peut pas être redéposé et traité de nouveau. Cette règle aide à limiter le risque d'entrée d'effets en double dans le système de compensation.
Vous devez demander au payeur un nouveau chèque ou une autre forme de paiement. Vous pouvez également demander à votre institution financière si vous avez d'autres options.
Oui. L'Agence du revenu du Canada accepte les images de chèques. La Loi sur la preuve au Canada et la législation parallèle de la plupart des provinces et territoires prévoient l'admissibilité des documents électroniques devant les tribunaux.
Oui, vous pouvez imprimer vous-même vos chèques, pourvu qu'ils soient conformes à la norme 006 et portent une ligne de codage magnétique au bas (imprimée à l'encre magnétique).
Nous vous recommandons de communiquer avec votre institution financière et de lui présenter un spécimen de votre chèque imprimé pour éviter tout éventuel problème de traitement.
Nous avons un Programme d'autoaccréditation des imprimeurs de chèques (PAAIC), dans le cadre duquel les imprimeurs attestent que leurs chèques sont conformes à notre Norme 006.
Les chèques imprimés par un imprimeur autoaccrédité sont exemptés de la vérification de routine selon la Norme 006.
Les chèques qui ne sont pas produits dans le cadre de ce programme pourraient faire l'objet de tests de la part de votre institution financière.
La Règle A4 de Paiements Canada (articles 5 à 7) précise les raisons de retour applicables et les délais pour les effets papier.
L’article 5 décrit le délai normal de retour où le tiré doit retourner un chèque à l’institution négociatrice le jour ouvrable suivant l’arrivée du chèque au premier service du tiré qui est en mesure de prendre la décision de refuser le chèque et d’y donner suite.
L’article 6 décrit les exceptions à la limite de temps standard pour le retour.
Tout recours en dehors des délais indiqués doit être réglé en dehors des règles.
La Loi sur les lettres de change traite de la négociation d’un effet par endossement à l’article 61. Pour valoir négociation, l’endossement doit être fait par écrit sur la lettre elle-même et signé par l’endosseur et ne peut être partiel.
Chaque institution financière a le droit de déterminer quels effets elle acceptera ou non et peut retourner un chèque par la compensation le jour ouvrable suivant (conformément à l’article 5 de la Règle A4 de Paiements Canada) pour toute raison pour laquelle le paiement est refusé ou ne peut être obtenu. Chaque institution financière a ses propres politiques internes et sa tolérance au risque lorsqu’elle décide de refuser ou d’accepter un effet de paiement.
Il appartient à chaque institution financière de décider des effets qu'elle accepte, si bien que vous devez vous adresser à votre succursale.
Lorsqu'un chèque est déposé au compte d'un tiers, l'endossement du « bénéficiaire nommé et visé » (sa signature au verso du chèque) est nécessaire et, s'il n'est pas là, la banque de l'émetteur du chèque peut le demander.