Institutions financières

Débit préautorisés

Les débits préautorisés (DPA) – aussi appelés débits directs, prélèvements automatiques, retraits préautorisés ou paiements préautorisés (PPA) – sont un outil puissant pour les entreprises.

Les DPA servent typiquement à effectuer des paiements récurrents, par exemple, pour les mensualités hypothécaires et les services publics, les cotisations, les dons de bienfaisance, les placements RER et les primes d'assurance.

Les DPA personnels sont des paiements récurrents automatisés tirés sur les comptes bancaires de vos clients pour le paiement des biens ou services que vous fournissez.

Les DPA d'entreprise sont des paiements pour les biens ou services liés à votre entreprise, par exemple, des paiements entre franchisés et franchiseurs, distributeurs et fournisseurs ou marchands et fabricants.

Les DPA de gestion de trésorerie servent à transférer, consolider ou repositionner des fonds entre comptes détenus que votre entreprise ou des entreprises étroitement liées détiennent dans des institutions financières différentes. Par exemple, une société mère peut utiliser des DPA de gestion de trésorerie pour retirer des fonds du compte de sa filiale.

Paiements Canada et ses institutions financières participantes ont fixé les conditions de traitement des DPA pour exiger les autorisations voulues et assurer une protection contre les retraits irréguliers.

Les frais récurrents portés aux cartes de crédit ne sont pas considérés comme des DPA et ne sont pas régis par la Règle H1.

---

Pour commencer

En premier lieu, vérifiez si votre institution financière offre un service de DPA à ses entreprises clientes. Si oui, vous conclurez un contrat (appelé « Lettre d'engagement du bénéficiaire » dans la Règle H1). Votre institution financière conviendra d'émettre des DPA en votre nom, et vous conviendrez de vous conformer aux Règles de Paiements Canada qui s'appliquent aux DPA.

Vous devrez aussi avoir un accord (appelé « Accord de DPA du payeur » dans la Règle H1) en place avec vos clients. Cet accord peut être établi sur papier ou par électronique (en ligne ou par téléphone, par exemple).

Il incombe à votre institution financière d'examiner les formules et les processus connexes que vous avez l'intention d'utiliser. Votre institution financière a peut-être un accord modèle à vous proposer. Vous pouvez aussi reprendre les éléments obligatoires de l'accord de DPA dans un autre accord ou contrat.

L'accord

Tous les accords doivent contenir certains éléments obligatoires (qui se trouvent à l'annexe II de la Règle H1) :

1. la date de l'accord, et un champ de signature pour les accords de DPA du payeur écrits
2. l'autorisation du payeur de tirer des fonds sur un compte particulier (vous pouvez demander à votre client un chèque « Nul » pour faire confirmer ses coordonnées, mais ce n'est pas obligatoire)
3. la catégorie de DPA
   • DPA personnels (p. ex., paiement de services publics, mensualités hypothécaires, etc.)
   • DPA d'entreprise (p. ex., pour les activités commerciales d'une entreprise, comme les fournitures, le bail, etc.)
   • les accords de gestion de trésorerie (p. ex., pour permettre à une société mère de prendre des fonds à sa filiale)
4. le montant
   • si les paiements sont pour un montant fixe, ce montant doit être précisé
   • si les paiements sont pour un montant variable (comme une facture de services publics qui varie en fonction de l'utilisation), l'accord doit le préciser
     Note : Dans le cas des DPA de montants variables, vous devez donner au moins 10 jours de préavis du montant avant le paiement, à moins que le payeur n'accepte de renoncer à ce délai ou de l'abréger, ou si le payeur vous demande de changer le montant.
5. la date du retrait
   • retrait à intervalles fixes (p. ex., hebdomadairement, mensuellement, annuellement ou à dates déterminées, etc.)
   • retrait déclenché par un événement ou un critère précisé (p. ex., les fonds seront retirés du compte chaque fois que le payeur communiquera avec le courtier en valeurs mobilières pour acheter un placement). Si chaque DPA doit être déclenché par un acte, un événement ou un autre critère précisé, il faut alors une description claire de l’acte, de l’événement ou de l’autre critère en question.
   • retrait sporadique (c.-à-d. le débit qui survient occasionnellement, de façon irrégulière, par intermittence, peu souvent, etc.)
     Note : Il faut l'autorisation du payeur avant chaque DPA sporadique. Elle peut se donner par mot de passe ou code secret, par exemple.
6. instructions sur la façon dont le payeur et le bénéficiaire peuvent annuler l'accord
7. coordonnées de votre entreprise pour que le payeur puisse communiquer avec vous, le bénéficiaire
8. une déclaration obligatoire de recours/remboursement, qui doit se lire : « Vous avez [ou “J’ai/Nous avons”, selon le contexte] certains droits de recours si un débit n’est pas conforme au présent accord. Par exemple, vous avez [ou « j’ai/nous avons », selon le contexte] le droit de recevoir le remboursement de tout débit qui n’est pas autorisé ou qui n’est pas compatible avec le présent Accord de DPA. Pour obtenir plus d’information sur vos [mes/nos] droits de recours, [je peux/nous pouvons communiquer] communiquerz avec votre [mon/notre] institution financière ou visitez [visiter] www.paiements.ca. »

En plus des éléments obligatoires devant se trouver dans chaque accord de DPA, certains éléments obligatoires sont fondés sur les circonstances. Ces éléments doivent être inclus si les circonstances précisées s’appliquent (p. ex., DPA sporadiques).

1. Dans le cas des DPA de transfert de fonds codés « 650 » ou « 83 », il faut informer le payeur qu’il n’aura pas de recours en vertu des Règles de l’Association canadienne des paiements.
2. Les DPA ponctuels doivent être indiqués dans l’accord, et l’accord de DPA du payeur ne sera plus valide une fois le paiement effectué. Tout DPA subséquent nécessiterait un nouvel accord de DPA du payeur dûment autorisé. 
3. Si un fournisseur de services de paiement perçoit des paiements au nom d’une entreprise ou d’un organisme qui fournit des biens et des services à un payeur. Dans ce cas, l’accord de DPA du payeur doit comprendre un énoncé décrivant l’entente entre le bénéficiaire et l’entreprise ou l’organisation. 
4.  Un accord de DPA du payeur qui prévoit l’émission de DPA personnels ou de DPA d’entreprise à intervalles fixes peut stipuler que le payeur a le droit de recevoir un préavis de la manière et aux moments indiqués à la Règle H1. 
5. Il faut préciser, dans le cas des DPA sporadiques, que le bénéficiaire doit obtenir l’autorisation en bonne et due forme du payeur, conformément à la Règle H1, pour chaque DPA sporadique que le bénéficiaire accorde au payeur. 
6. Le payeur et le bénéficiaire peuvent renoncer mutuellement aux exigences de préavis ou de confirmation ou modifier les exigences de préavis ou de confirmation de la Règle H1, pourvu que le payeur indique expressément qu’il l’accepte conformément à la Règle H1. Toute réduction ou annulation des exigences de préavis ou de confirmation doit être mise en évidence (p. ex., en caractères gras, surlignée ou soulignée).

Exigences de confirmation

Le payeur doit recevoir Il faut que le payeur reçoive une confirmation pour les DPA personnels et les DPA d’entreprise. Une confirmation fournit au payeur un résumé des détails du DPA, comme les détails du compte bancaire, le montant du DPA, le type de DPA et la fréquence des paiements, pour n’en nommer que quelques-uns (la liste complète des éléments obligatoires de confirmation se trouve à l’annexe IV de la Règle H1). 

Une confirmation doit être fournie au moins dix jours civils avant la date d’échéance du premier DPA. Le bénéficiaire peut employer de multiples formats ou méthodes pour fournir une confirmation au payeur ou en mettre une confirmation à sa disposition. Notamment, il peut lui fournir une copie de l’accord de DPA, lui envoyer un courriel contenant les éléments de confirmation obligatoires ou lui permettre d’accéder à ces derniers sur son site Web (c.‑à‑d. les paramètres de son compte). Le format peut être flexible; l’important, c’est que le payeur ait accès aux détails du DPA. 

Un payeur peut renoncer à l’exigence de recevoir une confirmation avant la date d’échéance du premier DPA pour accélérer le premier paiement. Toutefois, le bénéficiaire doit fournir une confirmation dans les cinq jours civils suivant la date du premier DPA.

Pour établir un DPA de gestion de trésorerie

Puisque vous transférez des fonds entre comptes détenus par la même entreprise ou une entreprise étroitement liée, vous n'avez pas à établir un accord de DPA avec l'autre partie. Par contre, vous devez avoir un accord (une Lettre d'engagement du bénéficiaire) en place avec l'institution financière qui traitera ces paiements pour vous.

Pour en savoir davantage sur les dépôts directs, consultez le Module 02 (transferts automatisés de fonds) de notre série de vidéos éducatives.

Que faire s’il y a un problème?

Pour les DPA personnels, le client dispose de 90 jours à compter de la date du retrait pour signaler une erreur ou un débit non autorisé à son institution financière.

Quant aux DPA d’entreprise, l’entreprise dispose de 10 jours à compter de la date du retrait pour signaler une erreur ou un débit non autorisé à son institution financière.  Si aucune entente n’a été conclue entre l’entreprise et l’émetteur de factures, l’entreprise a 90 jours pour signaler le problème.

S’il n’y a pas suffisamment de fonds dans le compte pour couvrir un retrait, l’émetteur de factures peut tenter de porter le même débit au compte une nouvelle fois. Il doit le faire dans les 30 jours suivant la date du retrait, et le DPA doit être exactement du même montant.

Comment annuler un accord de DPA

Le payeur ou le bénéficiaire peut annuler un accord de DPA, et l’accord devrait contenir des instructions d’annulation. Si ce n’est pas le cas, envoyez un avis écrit à l’émetteur de factures, puis conservez-en une copie au dossier.  À cette fin, il est possible d’utiliser le formulaire d’annulation proposé dans la Règle H1, mais ce n’est pas obligatoire.

L’émetteur de factures doit annuler l’accord dans les 30 jours suivant la réception de l’avis d’annulation.

L’annulation d’un accord de DPA n’annule pas le contrat pour les biens ou les services conclu avec l’émetteur de factures ni n’annule le montant qui lui est dû. L’annulation s’applique au mode de paiement.